Что нужно знать, работая по схеме TIME & MATERIAL?

Хотите научиться эффективной работе с компаниями-аутсорсерами на оптимальных для вас финансовых условиях? 

Вам не придется для этого проверять различные варианты сотрудничества на собственном опыте, рискуя сорвать сроки, превысить бюджет проекта или просто ухудшить себе настроение.

Идеальный случай: вы платите одной проверенной команде, одобряете созданный ими в срок и полностью соответствующий вашим требованиям продукт, после чего пускаете его в релиз и получаете заслуженную прибыль. Но реалии не идеальны.

Каждая модель финансового взаимодействия обладает рядом собственных достоинств и недостатков для обеих сторон. И только с учетом специфики бизнеса, вида проекта и предполагаемого объема работ можно определить, какой именно вариант подойдет для каждого конкретного случая. В этой статье мы рассмотрим модель Time & Material.

В чем принцип модели Time & Material?

Название этой модели можно перевести, как «оплата по факту», то есть вы платите подрядчику за конечный результат, исходя из трудозатрат исполнителя. При этом вы оплачиваете не объем выполненной работы, а человеко-часы, потраченные командой на получение нужного вам результата. Эта модель оптимальна для тех случаев, когда не удается сходу определить объем работы и сроки ее выполнения.

Сможет ли в таком случае подрядчик бесконечно тянуть из заказчика деньги, оттягивая сроки сдачи проекта? Нет. И опытный заказчик знает, что для этого достаточно разделить сотрудничество с подрядчиком на несколько этапов длительностью по 2-4 недели. На каждый такой период обе стороны согласовывают перечень задач и целей, которых необходимо достичь. И в конце очередного этапа подрядчик предоставляет отчет о результате вместе с ведомостью трудозатрат.

Стоит отметить, что результатом работы в конкретном периоде может служить как бэк-эндовая модификация, так и полноценный билд ПО, рабочий прототип или даже релизная версия. К слову, разделение на этапы в модели T&M имеет общие черты с итерацией в Scrum, поэтому оплата по факту нередко сочетается с гибкими методологиями разработки.

При таком подходе подрядчик не сможет раздуть проект, ведь заказчик оплачивает трудозатраты на основе почасовых ставок всех членов команды. Оплата обычно производится поэтапно, в зависимости от оговоренных с подрядчиком условий, например, ежемесячно или раз в полгода.

Конечно, подобная модель на практике невозможна без хорошей системы планирования задач и мониторинга их выполнения. Для этого можно использовать такие системы, как JIRA, Redmine или Basecamp.

Давайте проанализируем, насколько рациональным является использование модели Time & Material для заказчика и подрядчика.

T&M для заказчика

Достоинства:

• Делегирование. Заказчик обсуждает с менеджером проекта основные требования и цели, и далее менеджер самостоятельно распределяет задачи между членами команды.

• Финансовое планирование. Благодаря разделению проекта на прозрачные и легко отслеживаемые этапы заказчик может сэкономить 10-30% бюджета.

• Скорость реагирования. Если возникает необходимость, можно быстро изменить план работ и их объем – достаточно сообщить об этом менеджеру проекта.

• Идеальная команда. Заказчик имеет право регулировать как количественный, так и качественный состав команды исполнителей, согласовывая это с менеджером, представляющим интересы подрядчика.

• Прозрачность сотрудничества и реальный результат. Заказчик в любое время имеет доступ к системе учета трудозатрат и управления задачами, а по итогам каждого этапа получает промежуточную версию продукта с завершенными работающими элементами функционала. В этом случае исключена вероятность длительного сотрудничества без обратной связи и с непредсказуемым результатом.

Недостатки:

• Неопределенность бюджета. В любой ситуации есть определенный финансовый риск. В случае с моделью T&M стремление сэкономить на количестве специалистов в команде подрядчика может привести к дополнительным расходам, если заказчик не представляет, сколько времени потребуется для выполнения задачи.

• Постоянное наблюдение. Оперативная связь в режиме 24/7 удобна и эффективна, если вы хотите получить конечный продукт высокого качества. Но подобное решение подходит не всем, так как нередко требует значительных временных затрат на общение.

• Недобросовестность подрядчика. Всегда существует вероятность встречи с недобросовестным подрядчиком, который будет растягивать сроки и завышать показатель трудозатрат для получения более высокой оплаты. И в этом случае можно только посоветовать максимально внимательно подходить к вопросу выбора подрядчика и разделению проекта на этапы.

T&M для подрядчика

Достоинства:

• Заинтересованность в результате. Модель T&M мотивирует подрядчика к максимальной вовлеченности в процесс выполнения задачи, чтобы получить оплату за очередной этап.

• Оплата по факту. В данном случае оплачиваются только реальные человеко-часы, затраченные на разработку проекта.

• Минимальный риск. Подрядчику легче оценить проект благодаря разделению его на этапы. Чем меньше оцениваемый объем функциональности, тем проще точно назвать стоимость, что позволяет сохранить как репутацию разработчика, так и спокойствие членов его команды.

• Эффективность распределения ресурсов. Подрядчик заинтересован в максимальной командной эффективности без простаивания. Поэтому менеджеры составляют календарные графики таким образом, чтобы и команду держать в тонусе, и вписаться в сроки.

Недостатки:

• Сложный заказчик. Модель T&M, как и многие другие, не предполагает общение команды с заказчиком напрямую, как и позадачное обсуждение проекта. И ни один подрядчик не застрахован от человеческого фактора, когда заказчик получает счет к оплате, расстраивается и начинает придирчиво оценивать каждую мелочь. В этом случае не спасет никакая система учета трудозатрат. Например, как доказать заказчику, что отмеченные программистом в JIRA 6 часов работы над модулем не могут быть сокращены до 5 часов, а еще лучше – до 3 часов? Клиент может стремиться сэкономить или же не доверять команде, но в итоге это выливается в споры по любой мелочи.

• Нет гарантий. Менеджеры планируют долгосрочную нагрузку для команд. Что будет, если есть план на полгода вперед, а у заказчика сменились приоритеты или закончился бюджет? Подрядчик просто лишится работы.

• Постоянное изменение требований. Финансовая модель Fixed Price лишает заказчика возможности вносить бесконечные правки в собственные требования. Здесь же это очень даже возможно, и последствия несложно представить, ведь не все подрядчики способны быстро подстраиваться под меняющиеся требования заказчика.

Для каких проектов подходит модель Time & Material

Как вы наверняка поняли, такая финансовая модель подойдет далеко не всем. И в качестве итога мы обозначим типы проектов, для которых использование T&M может оказаться весьма кстати:

1. Проекты на стадии обслуживания, доработки, багфикса или тестирования. Предполагается выполнение работ определенного типа? Данная финансовая модель будет как нельзя кстати, так как наличие доступной и понятной первичной документации значительно облегчает создание четкого и подробного ТЗ для каждой стадии.

2. Разработка среднесрочного проекта с нуля. К этому типу мы относим продукты со сроком разработки до 6 месяцев, численностью команды до 5 человек, а также со средним уровнем технической документации. «Оплата по факту» в этом случае позволяет аутсорсеру гибко подстраиваться под пожелания клиента и потребности рынка даже в условиях отсутствия на первых порах четких предварительных спецификаций. В этом случае вся документация будет создаваться в ходе выполнения работ или же станет первоочередной для выполнения задачей в рамках проекта.

3. Крупный проект с нуля. Если требуются усилия кросс-функциональной команды численностью более 25 человек, а предполагаемые сроки разработки превышают 1 год, то модель T&M также может оказаться эффективной. Для таких проектов сложно составить предварительные спецификации, и в этом случае они будут раскрываться по ходу разработки.

Подойдет ли вам модель T&M? Ответ на этот вопрос вы найдете, проанализировав свой проект и обсудив его с подрядчиком.